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Les présentes conditions générales s’appliquent à l’ensemble des contrats de location conclu entre le client et la société Arcanes, société à responsabilité limitée (SARL) au capital social de 8 000 €, immatriculée au RCS de Rouen le 24 avril 2000 sous le numéro 430 410 464, dont le siège social est sis 52 rue Victor Basch, 76 140 Le Petit-Quevilly.
Elles sont susceptibles d’être complétées par des conditions particulières négociées avec le client.
Elles sont accessibles à tout moment sur le site Internet : https://arcanes-location.com/
Ces conditions générales pouvant faire l’objet de modifications ultérieures, la version applicable au contrat est celle en vigueur à la date de passation de la commande.
1 – Conclusion du contrat de location
1.1 – Bien loué
Arcanes loue du matériel professionnel pour cinéma, photographie et télévision (ci-après le « matériel »).
La description et les caractéristiques techniques des matériels sont disponibles sur son site Internet à l’adresse https://arcanes-location.com/
Les caractéristiques des matériels figurant sur le site Internet sont celles communiquées par le fabriquant. Arcanes n’est donc pas responsable d’un éventuel défaut de conformité.
Les matériels sont ci-après désignés « Produits ».
1.2 – Client
Tout professionnel ou structure associative, a la possibilité de louer des produits auprès de Arcanes (ci-après désignés ensemble « client »). La personne agissant au nom d’une personne morale est présumée disposer d’un mandat.
1.3 – Processus de commande
Le client doit adresser à Arcanes une demande de devis en ligne via le site https://arcanes-location.com/ en précisant :
Arcanes adresse un devis précisant :
Le client transmet son acceptation à Arcanes en retournant le devis signé avec la mention « bon pour accord » accompagné des documents demandés :
A défaut, si toutes les pièces ne sont pas présentées lors du retrait du matériel, la location ne pourra avoir lieu.
L’acceptation du devis emporte acceptation des présentes conditions générales de location et formation du contrat. Les produits sont réservés à compter de cette acceptation.
2 – Exécution du contrat
2.1 – Remise des produits
Après fourniture d’un justificatif de paiement et du dépôt de garantie (voir articles 3 et 4 ci-dessous), Arcanes remet au client les produits réservés au jour et à l’heure convenus.
Les produits sont réputés être en bon état de fonctionnement et livrés complet avec l’ensemble de leurs accessoires. Le client doit signaler, lors de la remise, tout produit manquant ou tout dysfonctionnement d’un produit. A défaut, il ne saurait contester ultérieurement le fonctionnement et le nombre de produits qui lui a été remis.
La remise des produits au client n’entraine aucun transfert de propriété des produits qui demeurent la propriété de Arcanes. Le client s’interdit de masquer ou démonter les plaques de propriétés indiquant que le produit appartient à Arcanes.
Le client ne peut céder les produits ou les sous-louer.
En revanche, le client assume les risques des produits à compter de la date de départ, jusqu’au jour de restitution à Arcanes.
Le client est seul responsable du chargement et du déchargement du matériel au sein du véhicule.
2.2 – Utilisation des produits
Le client s’engage à utiliser les produits en professionnel précautionneux et à en faire un usage conforme à leur destination et à leurs conditions normales d’utilisation.
Il s’engage à n’y apporter aucune modification et s’interdit d’y installer des accessoires, des pièces annexes ou tout autre dispositif.
Le client s’engage à prendre toutes les mesures de conservation des produits. Notamment en dehors des heures de tournage, le client s’engage à ce que le véhicule contenant le matériel soit stationné dans un garage gardé ou fermé.
2.3 – Restitution des produits
Le client restitue les produits en bon état d’usage et de fonctionnement, avec tous leurs accessoires, au jour et au lieu convenus.
Il est invité à déclarer à Arcanes tout désordre ou tout incident affectant les produits.
Arcanes contrôle l’état des produits avant d’accepter leur restitution.
En cas de dommage affectant le produit lors de sa restitution, le montant de la franchise ou le coût des réparations s’il est inférieur sera facturé par Arcanes au client.
La restitution anticipée du produit n’entraine pas une réduction du prix.
Toute restitution tardive justifie la facturation par Arcanes d’une pénalité de retard égale au montant journalier du prix de la location. Cette indemnité est due pour chaque jour de retard, toute journée commencée justifiant l’application de l’intégralité de la pénalité.
3 – Paiement
Le règlement du montant est a effectué comptant à Arcanes au plus tard le jour du départ des produits, par virement bancaire, chèque ou espèce.
Arcanes remet au client la facture au plus tard au jour de la restitution des produits.
Tout défaut de règlement de la facture dans le délai autorisera Arcanes à ne pas remettre au client les produits réservés le jour de la location, sans préjudice du droit de Arcanes de poursuivre le règlement de cette facture.
4 – Caution
Une caution sera demandée au client, dont le montant sera variable, en fonction de la valeur du matériel mis à disposition.
La somme déposée en garantie sous forme de chèque sera restituée au client si le matériel est rendu à la date prévue et s’il apparaît, après vérification, être en parfait état apparent et de fonctionnement.
En cas de dégâts apparents, même minimes, ou de fonctionnement défectueux, quels qu’ils soient, comme en cas de contestation, il est convenu, d’un commun accord entre les parties, que la somme déposée en garantie restera entre les mains de Arcanes jusqu’à la remise en état du matériel ou jusqu’à son remplacement, et jusqu’à paiement, soit par le client, soit par la compagnie d’assurance, de l’intégralité du prix des réparations.
En cas de contestation, la somme déposée en garantie sera conservée, ainsi que le client y consent expressément, jusqu’à ce qu’intervienne un accord amiable ou, à défaut, une décision judiciaire, définitive, irrévocable et passée en force de chose jugée.
5 – Responsabilité
5.1 – Responsabilité du client
A compter de la remise des produits, le client est responsable de tout dommage subi par les produits ou causé aux tiers par les produits, sauf si ces dommages résultent d’un vice caché du produit.
5.2 – Responsabilité de Arcanes
Arcanes n’est pas responsable des éventuelles pannes ou dysfonctionnements du produit pouvant survenir durant la location. Le client décharge expressément Arcanes de tout responsabilité à ce titre. Le client reconnait expressément qu’il ne pourra solliciter de Arcanes aucune indemnisation au titre du préjudice qu’il pourrait subir du fait de la panne ou du dysfonctionnement, ni aucune diminution du prix ou remboursement.
En cas de survenance d’une panne ou d’un dysfonctionnement durant la durée de la location, le client doit immédiatement le signaler à Arcanes par téléphone avec confirmation écrite par courriel. Arcanes fera ses meilleurs efforts afin de dépanner le produit à distance. En cas d’échec, Arcanes dépannera le produit sur place et, dans la mesure du possible remplacera le produit dans les meilleurs délais.
Important : le contenu, les données, les rushes, les éléments visuels et sonores qui peuvent être stockés sur les supports photo-chimiques, magnétiques ou informatiques fournis par Arcanes ne sont pas assurés par cette dernière.
Après mise à disposition au client, Arcanes ne garantit pas le bon fonctionnement du matériel électronique ou informatique de stockage des données ou des signaux numériques.
Arcanes ne garantit pas l’intégrité des données numériques qui pourraient lui être remises par le client. Arcanes n’est pas responsable de la perte ou de la détérioration des données. Le client décharge expressément Arcanes de toute responsabilité à ce titre et déclare faire son affaire personnelle des risques liés au contenu. Arcanes préconise à son client de souscrire une assurance pour le couvrir de ce risque et de dupliquer les données afin d’assurer leur sauvegarde.
6 – Assurance du matériel
6.1 – Assurance couvrant les dommages au matériel
Les matériels sont assurés, par la police souscrite par Arcanes, moyennant le paiement par le client du montant de l’assurance fixé au sein du devis. Une somme représentant 7% du montant hors taxes de la facture totale de la location consentie par Arcanes est due par le locataire, forfaitairement, au titre des frais liés aux risques.
Risques assurés : le matériel loué auprès de Arcanes est assuré contre les risques d’accident et vol avec effraction. Les biens non loués auprès de Arcanes ne sont pas couverts par cette police d’assurance.
Montant de la franchise supportée par le client : en cas de sinistre, le montant de la franchise supportée par le client est de :
Démarche à réaliser auprès de Arcanes : en cas de sinistre affectant le matériel, le client doit adresser à Arcanes une déclaration circonstanciée dans un délai de 48 heures. Cette déclaration doit préciser les circonstances, date, heure et lieu du sinistre, l’identification du matériel et l’identité des personnes impliquées.
En cas de vol, dommage corporel, dégradation par vandalisme, une plainte doit être déposée au commissariat de police et l’original doit être remis à Arcanes dans ce même délai.
4A défaut de réaliser ces démarches dans les délais, le client encourt une déchéance de garantie.
Effet sur la location : dans le cas de dommage, la période de location sera comptabilisée jusqu’à la remise en état du matériel après réparation, sans que cette durée ne puisse excéder un mois. Les réparations pourront être effectuées soit par les équipes techniques de Arcanes, soit par le constructeur ou un représentant agréé de celui-ci. En cas de vol, de perte ou de sinistre total, la période de location sera comptabilisée jusqu’à la production par le client de la déclaration officielle de sinistre, majorée forfaitairement d’un mois, afin de tenir compte du délai de remplacement des matériels.
Exclusions : l’assurance ne couvre pas les risques d’émeute, de guerre, de compétitions, de travaux hors-séries, de travaux dangereux, de risques prévisibles, ainsi que la casse de lampes ou fresnels.
Sont également exclus et ne peuvent prétendre à aucune prise en charge :
Plus généralement, tout sinistre non couvert par la compagnie d’assurance de Arcanes sera à la charge du client et ce pour quelque raison que ce soit.
En cas de sinistre non couvert par l’assurance de Arcanes, le montant des réparations ou du remplacement du matériel, ainsi que les éventuels dégâts connexes, seront intégralement à la charge du client qui s’acquittera sans délai de la facturation correspondante.
Assurance souscrite directement par le client : le client a la possibilité de ne pas souscrire à l’assurance de Arcanes à la condition de souscrire lui-même une assurance auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable. Dans cette hypothèse, l’assurance souscrite par le client doit couvrir les matériels contre tous les risques pour leur valeur de remplacement à neuf à compter de la remise des matériels et jusqu’au jour de leur restitution. Un coefficient de vétusté peut être appliqué pour les matériels non récents (plus de cinq ans). Le client devra remettre à Arcanes une attestation d’assurance précisant les montants garanties au moins deux jours ouvrés avant la remise des matériels.
Arcanes se réserve le droit de refuser de remettre au client les matériels si elle estime que l’assurance souscrite par le client est insuffisante.
6.2 – Assurance couvrant les dommages causés aux tiers par un matériel
Le client doit souscrire une assurance responsabilité civile auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable garantissant sa responsabilité civile à l’égard des tiers du fait du matériel loué.
7 – Annulation / Prolongation
7. 1 – Annulation
Le client doit notifier à Arcanes par courriel à l’adresse arcanes@gmail.com l’annulation de sa réservation.
En cas d’annulation de la réservation moins de 24 heures avant la remise des produits, hors exercice du droit de rétractation du client consommateur, Arcanes se réserve le droit de facturer au client une indemnité pouvant aller jusqu’à 80% du montant de la location. Cette facture sera réglée conformément aux stipulations de l’article 3 susvisé. Ce règlement ne constitue pas une renonciation de Arcanes à solliciter réparation de l’intégralité de son préjudice.
7.2 – Prolongation
Toute demande de prolongation de la durée de la location doit être adressée à Arcanes par mail au moins 24 heures avant la date de retour initiale et doit être expressément acceptée par Arcanes.
8 – Résolution du contrat
En cas de manquement du client à ses obligations contractuelles, Arcanes a la faculté de résilier le contrat de location. Cette résiliation aura lieu de plein droit huit jours après l’envoi, par courrier recommandé, d’une mise en demeure de s’exécuter restée sans effet.
Le client sera tenu de restituer immédiatement les produits à Arcanes.
A défaut de restitution, le client sera débiteur d’une indemnité journalière équivalente au montant du loyer journalier majoré de 50% ou de la valeur de remplacement à neuf du matériel.
9 – Protection des données personnelles
En application de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, il est rappelé que les données nominatives demandées au client sont nécessaires au traitement de sa commande et à l’établissement des factures.
Ces données peuvent être communiquées aux éventuels partenaires de Arcanes chargés de l’exécution, du traitement, de la gestion et du paiement des contrats.
Le client dispose, conformément aux réglementations nationales et européennes en vigueur d’un droit d’accès permanent, de modification, de rectification, d’opposition de portabilité et de limitation du traitement s’agissant des informations le concernant.
Ce droit peut être exercé dans les conditions et selon les modalités définies au sein de la politique de confidentialité de Arcanes.
10 – Droit applicable / langue
Les présentes conditions générales et les opérations qui en découlent sont régies par le droit français. Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.
11 – Litige
Tous les litiges auxquels les contrats de location conclus en application des présentes conditions générales pourraient donner lieu, concernant tant leur validité, leur interprétation, leur exécution, leur résiliation, leurs conséquences et leurs suites et qui n’auraient pu être résolues amiablement entre Arcanes et le client seront soumis au tribunal de commerce de Rouen.
Le client est informé qu’il peut en tout état de cause recourir à une médiation conventionnelle, notamment auprès de la commission de la médiation de la consommation.
Merci d’avoir pris en compte nos conditions générales de location.